ひとくちに債権回収交渉といっても様々なパターン・進め方がありますが、一般的な流れを確認しておきましょう。大まかな流れを次のようなものです。
①支払の督促
②債権金額の確認
③個人保証の取り付け
④財務状況の把握及び回収方針の見極め
⑤債権保全
⑥回収方法の交渉
①支払の督促
まず最初にすることは、支払の督促です。担当営業が督促をし、事情を確認します。先方が無視してくる場合には、内容証明郵便を送付します。法的手段を匂わせるだけで、支払を実行してくることもあります。
ここで大事なのは、債権回収に対する強い意志を示すことです（場合によっては、事前連絡なしに先方の事務所を「訪問」することも含みます）。
再三の督促にも反応しない場合は、弁護士に相談の上、法的手段に訴えることになります。
②債権金額の確認
督促だけでは入金がない場合、いよいよ回収交渉に入ります。少なくとも初回は、先方の事務所で交渉を行ないます。社長や財務担当者は先方を訪問したことがないでしょうから、社内の雰囲気や担保財産の有無など、実状把握の必要があるためです。
回収交渉は、債権金額の確認から始まります。先方に、書面をもって債務の存在を確認させます。支払義務があることを認めさせるのです。
③個人保証の取り付け
債権の確認と同時に、社長の個人保証を取ります。社長の個人財産は、大抵、銀行に押さえられており、多分に形式的ではありますが、1つのプレッシャーとして営業上のすべての債務を保証させます。なお、書面には保証が連帯保証である旨明示させます。
また、細かな話ですが、個人保証の書面には個人名で署名させます。会社間の契約書のような「××株式会社 代表取締役社長 ○○○○」といった署名では、個人による保証とならないおそれもあるからです。
④財務状況の把握及び回収方針の見極め
これらが終わったら、先方から支払遅延の事情説明を求めます。財務状況を資料（直近の試算表など）をもって説明してもらい、銀行や他の取引先との関係、個人財産も含めた担保財産の有無を把握するとともに、今後の営業の見通しを聞きます。
この事情聴取及び先方の交渉態度、自社にとっての先方の重要性などを勘案して、回収方針を見極めます。取引を打ち切って早期回収に努めるのか、あるいは取引を継続しながら時間をかけて回収するのか、の見極めです。
⑤債権保全
具体的な債権回収交渉は、まず債権保全を図ることからです。担保として手形か小切手を切らせます。担保価値のある不動産などがあれば、その方が安全でしょう。
先方は、不渡りを恐れて手形・小切手の発行を渋るでしょうが、「日付については、別途交渉」として、とにかく手形・小切手を押さえます。「カード」を手にすることで、交渉をこちらペースで進められるようになります。
なお、債権保全・回収の手段としては、回し手形の入手もあります。回し手形とは、先方が得意先から受け取った手形を裏書して、支払手段に充てるものです。回し手形で債権回収を図るときは、できるだけ決済日までの期間が短いものを入手する必要があります。
なお、回し手形が不渡りになった場合には、支払義務が裏書人に遡及し、先方とあらためて回収交渉をすることになります。
⑥回収方法の交渉
手形や小切手を押さえても、先方に資金が調わないかぎり、それを持ち込んだところで不渡りになるばかりです。ケースによっては、手形を入手する段階で日付まで決められることもあるでしょうが、そうでない場合には、分割払いなどのスケジュールを決め、資金調達の時間を与えてやる必要があります。
ここから回収までの間は、先方と頻繁に連絡を取ることが重要です。資金調達の進捗状況を確認し、場合によってはこちらからアドバイスを与え、ときには「カード」をちらつかせ、先方が倒産に至らないか注意深く見守りながら、できるだけ早期の回収を図るのです。